Asiakirjajulkisuuskuvaus
Hyvinvointialue ylläpitää kuvausta siitä, miten se hallinnoi käytössään olevia tietoja. Tiedot on koottu tietovarantoihin ja asiarekistereihin.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus ja sisältö
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen asiakirjajulkisuuskuvaus tarjoaa yleiskuvan alueen tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Se sisältää tietoja asiakirjojen rekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä ja aineistoista, sekä niiden saatavuudesta teknisten rajapintojen kautta.
Tietopyynnöt ja viranomaisen velvollisuudet
Tarkoituksena on kuvata, miten hyvinvointialueen asiakirjat ja palvelut on järjestetty ja missä laajuudessa viranomaiset käsittelevät tietoja palveluja tuottaessaan tai asioita käsitellessään. Tämä kuvaus auttaa kuntalaisia kohdentamaan tietopyyntönsä oikeaan asiakirjaan.
Julkisuuslaki ja tiedon pyytäjän avustaminen
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Tietojen yksilöiminen tiedonhallintalain mukaisesti
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan hyvinvointialueen on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.
Hakuperusteet
Hyvinvointialueen asiakirjoja voidaan hakea esimerkiksi seuraavilla hakuperusteilla:
- asiakirjan tai asian nimi
- diaarinumero (asianumero)
- henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä)
- henkilötunnus
- asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
- käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
- asian vireillepanija
- päätöksentekijä
- valmistelija
- päivämäärä
Tietovarantojen hallinta
Tietovaranto tarkoittaa kokonaisuutta, joka sisältää viranomaisen toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja. Näitä tietoja käsitellään joko tietojärjestelmien tai manuaalisesti. Päijät-Hämeen hyvinvointialueen tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla.
Henkilörekisterit ja tietosuojaselosteet
Tietovarantoihin kuuluvat henkilörekisterit on kuvattu hyvinvointialueen verkkosivuilta löytyvissä tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteessa kerrotaan muun muassa rekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija sekä yhteystiedot. Lisäksi selosteessa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tiedon käyttö ja ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.
Siirry lukemaan tietosuojaselosteita
Tietovarannot ja tietojärjestelmät
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen tiedonhallinta koostuu useista erillisistä tietovarannoista. Alla on kuvattu näitä tietovarantoja ja niihin liittyviä tietojärjestelmiä, joissa tehdään hallinnollisia ratkaisuja ja päätöksiä hyvinvointialueen lakisääteisten tehtävien osalta.
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan viranomaisen on ylläpidettävä asiarekisteriä, johon rekisteröidään kaikki viranomaisen käsiteltäväksi saamat asiat, asiankäsittelyt ja asiakirjat. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää sekä muita asianhallintaan liittyviä tietojärjestelmiä. Tässä rekisterissä dokumentoidaan kaikki vireille tulleet asiat, toimenpiteet ja asiakirjat.
Asiakirjalliset tiedot ja asiankäsittely
Asialla tarkoitetaan kokonaisuutta, jonka käsittely viranomaisessa tuottaa toimenpiteitä, kuten hallintopäätöksiä, määräyksiä, lausuntoja tai ohjeita. Asiakirjat sisältävät tiedot, jotka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään, ja niitä säilytetään tietovarantona ja todisteena.
Päätöksentekojärjestelmä ja asiarekisterin rakenne
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen päätöksentekojärjestelmä on SÄHKE2-sertifioitu Tweb-järjestelmä, jolla hallitaan asioiden vireilletuloa, valmistelua, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua ja julkaisemista. Asiarekisteri koostuu kaikista asiankäsittelyä kuvaavista metatiedoista ja sisältää tietoja myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä.
Tietoaineistot ja saatavuus
Asiarekisterin tiedot sisältävät muun muassa ohjauksen, valmistelun, päätöksenteon, tiedoksiannon, muutoksenhaun ja seurannan tiedot. Tietoaineiston saatavuutta ei ole mahdollistettu teknisten rajapintojen kautta. Järjestelmiin kuuluvat muun muassa Tweb, ESS-itseasiointijärjestelmä, KuntaHR, Kuntarekry, SAP BPC sekä paperiarkisto.
Tietopyynnöt ja yhteystiedot
Tietopyynnöt tulee toimittaa Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@paijatha.fi tai Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti. Kirjaamo rekisteröi ja käsittelee pyynnöt tarvittaessa oikealle taholle organisaatiossa.
Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta
Tietoaineistot: Palvelusuhdetiedot
Tietoryhmät:
- Henkilön perustiedot
- Henkilön yhteystiedot
Esimerkkejä hakutekijöistä:
- Henkilön nimi
- Henkilötunnus
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietojärjestelmät:
- ESS-itseasiointijärjestelmä
- IDaaS
- Jobiili
- Kellokortti.fi
- KuntaHR
- Kuntarekry
- Matkustusportaali
- Medinet
- Personec F SAAS -palvelu
- TEM
- Timecon Reg@Web
- Titania
- WebTitania
- Paperiarkisto
Tietopyynnöt ja yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@paijatha.fi tai kirjeitse osoitteeseen Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti. Kirjaamo rekisteröi ja seuraa pyynnöt määräaikojen mukaisesti ja toimittaa ne tarvittaessa oikealle taholle vastattavaksi.
Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta
Tietoaineistot:
- Taloushallinnon perustiedot
- Taloushallinnon asiakastiedot
Tietoryhmät:
- Pääkirjanpito
- Myyntireskontra
- Ostoreskontra
- Matkareskontra
- Käyttöomaisuusreskontra
- Palkkakirjanpito
- Projektilaskenta
- Rahaliikenne
Esimerkkejä hakutekijöistä:
- Kunta
- Henkilön nimi
- Kalenterivuosi
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietojärjestelmät:
- Basware P2P ostolaskut
- Ecomed
- Opiskelijalaskutus
- Raindance
- SAP BPC
- SAP Portaali
- Tane 2017 -talousraportointi
- Esimiehen työpöytä
- Paperiarkisto
Tietopyynnöt ja yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@paijatha.fi tai kirjeitse osoitteeseen Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti. Kirjaamo rekisteröi ja seuraa pyynnöt määräaikojen mukaisesti ja toimittaa ne tarvittaessa oikealle taholle vastattavaksi.
Käyttötarkoitus: Potilaan hoito
Tietoaineistot:
- Potilastiedot
Tietoryhmät:
- Potilaan perustiedot
- Potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat
- Hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat
- Tutkimus- ja tiedonkeruuaineistot
- Lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat
- Joukkotarkastus- ja seulontatutkimuksissa syntyneet asiakirjat
- Diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset
- Potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto
Esimerkkejä hakutekijöistä:
- Henkilön nimi
- Henkilötunnus
Tietojärjestelmät:
- Lifecare
- Effector
- Effica
- Etävastaanotto
- PSOP Palveluseteli
- Sähköinen asiointi Hyvis
- Terveyskylä / Omapolku
- WebMysli
- RAIsoft
- Päijät-Sote Digialusta
- Codea
- Paperiarkisto
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla:
- Lifecare: Omakanta: https://www.kanta.fi/omakanta
Tietopyynnöt ja yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@paijatha.fi tai postitse osoitteeseen Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti. Kirjaamo rekisteröi ja seuraa pyynnöt määräaikojen mukaisesti ja toimittaa ne tarvittaessa oikealle taholle vastattavaksi. Lisätietoa löytyy myös potilas- ja asiakastietojen tietopyynnöistä tietosuojasivulta.
Käyttötarkoitus: Asiakkaan palvelutarpeen mukainen hoito ja huolenpito
Tietoaineistot:
- Sosiaalihuollon asiakastiedot
- Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri
Tietoryhmät:
- Iäkkäiden palveluiden asiakastiedot
- Työikäisten palveluiden asiakastiedot
- Lapsiperheiden palveluiden asiakastiedot
- Lastensuojelun palveluiden asiakastiedot
- Päihdehuollon asiakastiedot
- Vammaispalveluiden asiakastiedot
- Perheoikeudellisten palveluiden asiakastiedot
Esimerkkejä hakutekijöistä:
- Henkilön nimi
- Henkilötunnus
Tietojärjestelmät:
- SosiaaliLifecare
- Kelmu
- PSOP Palveluseteli
- Sähköinen asiointi Hyvis
- Terveyskylän Omapolut (digipalvelupolku)
- Palveluohjain
- Walmu
- Itseilmoittautuminen
- Paperiarkisto
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietopyynnöt ja yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@paijatha.fi tai postitse osoitteeseen Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti. Kirjaamo rekisteröi ja seuraa pyynnöt määräaikojen mukaisesti ja toimittaa ne tarvittaessa oikealle taholle vastattavaksi. Lisätietoa löytyy myös potilas- ja asiakastietojen tietopyynnöistä tietosuojasivulta.
Käyttötarkoitus: Pelastus- ja kemikaalilainsäädännön mukainen valvonta ja asiantuntijatyö, resurssi- ja onnettomuusrekisteri
Tietoaineistot:
- Valvonta- ja asiantuntijapalvelujen asiakirjat
- Pelastustoimen resurssi- ja onnettomuustiedot
- Turvallisuusviestintäselosteet
- Tietojenluovutusrekisteri
Tietoryhmät:
- Palotarkastuspöytäkirjat
- Päätökset
- Valvonnan suunnitteluun, seurantaan ja toteutukseen liittyvät asiakirjat
- Lausunnot, ohjaukseen ja neuvontaan liittyvät asiakirjat
- Valvonnan laadun seuranta
- Pelastus- ja avunantotehtävät
- Turvallisuusviestintätoimenpiteet
- Koostetietoja valvonnasta, varautumisesta ja resursseista
Esimerkkejä hakutekijöistä:
- Rakennuksen osoite
- Onnettomuuspaikan osoite
- Onnettomuuden päivämäärä
Tietojärjestelmät:
- Pronto
- Merlot
- Innolink
- Paperiarkisto
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Valvontaan (Merlot ja Innolink tietojärjestelmiin) liittyvät tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@paijatha.fi tai Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti. Pyyntö rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi, ja kirjaamo toimittaa sen tarvittaessa oikealle taholle vastattavaksi.
Onnettomuustietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydetään toimittamaan suoraan päivystävälle palomestarille sähköpostitse phpela@paijatha.fi.
Tietopalvelu ja tietojen luovutus
Päijät-Hämeen hyvinvointialue tarjoaa tietopalveluja verkkosivujensa ja eri asiointi- ja palvelutoimintojen kautta monin tavoin.
- Toimielinten esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset löytyvät esityslistahausta.
- Digitaaliset palvelut -sivulla on koottu kaikki digiasiointipalvelut, ja digiasiointimahdollisuuksista kerrotaan myös palveluiden omilla sivuilla.
- Tietosuojasivulla on tietoa rekisteröityjen oikeuksista ja henkilötietojen käsittelystä.
- Tutkimus-, kehittäminen ja innovaatiot -sivulla kerrotaan hyvinvointialueen tutkimustoiminnasta.
- Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määräytyvät hallituksen päätöksen mukaan.
Tietoa säilytettävistä aineistoista
Hyvinvointialueen kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja eri viranomaisten toimialueista ja säilytettävistä aineistoista.
Kirjaamo vastaanottaa asiakirjoja.
Voit lähettää kirjaamoon muun muassa
- tietosuoja-asetuksen mukaiset pyynnöt
- julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt
- hallinnolliset asiat (esim. oikaisuvaatimukset ja kantelut)
Kirjaamo rekisteröi asiakirjat ja ohjaa ne oikeaan käsittelyyn.
Älä koskaan lähetä asiakas- tai potilastietojasi sisältäviä viestejä suojaamattomalla sähköpostilla. Käytä turvapostipalvelua. Voit lähettää tietoja myös Suomi.fi-viestillä.
Voit toimittaa asiakirjat
- turvapostilla
- Suomi.fi-viestillä
- henkilökohtaisesti tai
- postitse
Siirry lähettämään Turvapostia
Puhelinasiointi
Aukioloajat
maanantai–perjantai 9.00–15.00
