Asiakirjajulkisuuskuvaus

Päijät-Hämeen hyvinvointialue ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) mukaisesti. Kuvaus on laadittu julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi, ja siitä käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Kuvauksen tavoitteena on auttaa kansalaista yksilöimään hyvinvointialueen toimintaa koskeva tietopyyntö.

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto hyvinvointialueen julkisesta asiakirjasta. Julkisuuslaki ei velvoita hyvinvointialuetta tekemään pyynnöstä selvityksiä tai laatimaan uusia asiakirjoja, vaan antamaan tietoja olemassa olevista asiakirjoista. Julkisuuslain mukaan tietopyyntö viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävän tarkasti siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee.

Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tietopyynnössä on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pyytäjän on pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä.

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Päijät-Hämeen hyvinvointialueella tunnistettuja tietovarantoja ovat hallinnon asiarekisteri, henkilöstöhallinto, pelastustoimi, sosiaalipalvelut, talous, terveyspalvelut sekä tutkimus- ja opetustoiminta.

Katso kunkin tietovarannon kohdalta tarkemmat ohjeet tietopyynnön tekemiseksi ja esimerkit hakutekijöistä.

Tietovarannot

Hallinnon asiarekisteri

Käyttötarkoitus

Asiarekisterin tarkoituksena on tukea viranomaisasioiden hallintaa koko niiden elinkaaren ajan. Asiarekisteriin rekisteröidään hyvinvointialueen käsittelyssä olevia ja olleita asioita sekä niiden käsittelyvaiheita, toimenpiteitä, päätöksiä ja niihin liittyviä asiakirjoja koskevat tiedot.

Asiarekisteriä käytetään asioiden vireillepanon, valmistelun, päätöksenteon, tiedoksiannon, seurannan ja säilyttämisen järjestämiseen ja todentamiseen. Sen avulla varmistetaan käsittelyn jäljitettävyys, määräaikojen seuranta sekä julkisten merkintöjen hyödyntäminen tietopyyntöjen yksilöinnissä.

Asiarekisteri muodostuu asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmästä sekä muista asianhallintaan liittyvistä tietojärjestelmistä. Rekisterissä voi olla sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietosisältö

• asiat ja asiatunnukset

• vireillepano- ja käsittelytiedot

• asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut asiakirjat

• valmistelu-, päätös- ja tiedoksiantotiedot

• toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat

• luottamushenkilöitä koskevat asian käsittelyyn liittyvät tiedot

• sopimukset

Tietojärjestelmät

• asianhallintajärjestelmä

• luottamushenkilörekisteri

• sopimushallintajärjestelmä

Hakutekijät

asian tai asiakirjan nimi, diaarinumero tai asianumero, vireillepanija, valmistelija, päätöksentekijä, käsittelyvaihe, päätös, päivämäärä.

Vapaamuotoinen tietopyyntö osoitetaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus

Henkilöstöhallinnon tietovaranto sisältää nykyisen ja entisen henkilöstön, sijaisten, työharjoittelijoiden ja opiskelijoiden henkilötiedot sekä tietokokonaisuudet, jotka liittyvät heidän toimintaansa tai työskentelyynsä hyvinvointialueella.

Tietovarantoa käytetään henkilöstön palvelus- ja virkasuhteiden hoitoon ja järjestämiseen sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen liittyvien asiakirjojen rekisteröimiseen.

Tietovaranto koostuu palvelussuhteeseen, palkkaukseen, työvuoroihin, poissaoloihin, täydennyskoulutuksiin ja osaamiseen liittyvistä tiedoista. Tietoja ylläpidetään useissa tietojärjestelmissä, ja osa tiedoista on manuaalisina asiakirjoina. Henkilöstötiedot sisältävät sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietosisältö

• henkilöstön perustiedot

• yhteystiedot

• palvelussuhdetiedot

• palkka- ja työaikatiedot

• koulutus- ja osaamistiedot

• työterveyshuoltoon liittyvät tiedot siltä osin kuin työnantajalla on niihin käsittelyoikeus

Hakutekijät

nimi, henkilötunnus, työntekijänumero, organisaatioyksikkö.

Pelastustoimen asiakastietovaranto

Käyttötarkoitus

Pelastustoimen asiakastietovaranto sisältää pelastus- ja kemikaalilainsäädännön mukaisen valvonnan, turvallisuusviestinnän, asiantuntijatehtävien sekä operatiivisen pelastustoiminnan toteuttamisessa tarvittavia tietoja.

Tietovarantoa käytetään valvontatehtävien suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, pelastustoimen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen sekä turvallisuuden edistämiseen. Tietovaranto sisältää tietoja pelastustoimen asiakkaista, valvontakohteista, onnettomuuksista, hälytystehtävistä ja viranomaispäätöksistä.

Tietovarannon tiedot voivat sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietosisältö

• valvonta-asiakirjat

• tarkastuspöytäkirjat

• lausunnot

• päätökset

• onnettomuus- ja tehtävätiedot

Hakutekijät

henkilön nimi, kiinteistön osoite, kohdetunnus, tehtävän tai asian numero.

Sosiaalipalvelujen asiakastietovaranto

Käyttötarkoitus

Sosiaalihuollon asiakastietovaranto sisältää tiedot asiakkaiden palvelujen järjestämisestä, toteuttamisesta, seurannasta ja arvioinnista.

Tietovarantoa käytetään sosiaalihuollon lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, asiakkaan palvelutarpeen arviointiin, palvelujen suunnitteluun, päätöksentekoon sekä asiakassuhteen hoitamiseen. Tietovaranto sisältää asiakkaiden henkilötietoja sekä sosiaalipalvelujen toteuttamiseen liittyviä asiakirjoja ja kirjauksia.

Tietovarannon tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä.

Tietosisältö

• asiakassuunnitelmat

• päätökset

• palvelutarpeen arvioinnit

• asiakaskertomukset

• palvelujen toteuttamiseen liittyvät tiedot

Hakutekijät

nimi, henkilötunnus, asiakkuus, palvelu, asian numero.

Asiakastiedot tilataan arkistopalveluista.

Talouden tietovaranto

Käyttötarkoitus

Talouden tietovarantoa käytetään taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan.

Tietovarantoa käytetään ostolaskujen käsittelyyn ja hallintaan, asiakas- ja organisaatiolaskutukseen, maksuvalmiuden ja lainojen hallintaan, käyttöomaisuuden hallintaan, tuotteistukseen, hinnoitteluun ja kustannuslaskentaan.

Tietovarantoa käytetään myös toiminnan ja talouden, henkilöstön ja poistojen ennustamiseen ja suunnitteluun, sisäisten ja ulkoisten raportointivelvollisuuksien täyttämiseen sekä tiedon tuottamiseen johtamisen tueksi.

Tietosisältö

• talousarviot

• kirjanpitotiedot

• laskutustiedot

• ostolaskut

• myyntilaskut

• raportointi- ja seurantatiedot

Tietojärjestelmät

• kustannuslaskenta- ja hinnoittelujärjestelmä

• rahoituksen järjestelmät

• kirjanpitojärjestelmä ja konsernilaskentajärjestelmä

• laskutusjärjestelmät

• suunnittelujärjestelmä

Hakutekijät

tuote, suorite, hinta, toimittaja, asiakas, laskunumero, kustannuspaikka, tili, ajanjakso.

Terveyspalvelujen potilastietovaranto

Käyttötarkoitus

Terveyspalvelujen potilastietovaranto sisältää asiakkaiden ja potilaiden henkilötiedot sekä heidän asiakas- ja potilasasiakirjansa. Erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat ovat potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, sairaalassa laadittuja tai sinne saapuneita asiakirjoja tai tallenteita.

Potilastietoa ylläpidetään tietojärjestelmien lisäksi paperi- ja filmimuotoisissa potilasasiakirjoissa. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietosisältö

• potilaskertomukset

• lähetteet

• hoitopalautteet

• lääkitystiedot

• tutkimus- ja kuvantamistulokset

• hoitosuunnitelmat

Hakutekijät

nimi, henkilötunnus, hoitoyksikkö, palvelutapahtuma, tutkimus- tai käyntiajankohta.

Potilaskertomustiedot tilataan arkistopalveluista.

Tutkimus- ja opetustoiminnan tietovaranto

Käyttötarkoitus

Tutkimus- ja opetustoiminnan tietovarantoa käytetään tutkimus-, kehittämis-, koulutus- ja opetustoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan ja hallinnointiin.

Tietosisältö

• tutkimusluvat

• tutkimusaineistot

• koulutus- ja osaamistiedot

• opetustoiminnan asiakirjat

Hakutekijät

tutkimuksen nimi, tutkija, tutkimusnumero, hankkeen nimi.